言葉の礼儀：敬語、挨拶、断り方、ビジネスメール
丁寧語、尊敬語、謙譲語、職場の挨拶、婉曲な断り方、メールの基本を、外国人が使いやすい基準で整理します。
日本語の礼儀は、敬語を多く使えばよいという話ではありません。自分と相手の距離、社内か社外か、上司か同僚か、依頼か謝罪かで言葉を選びます。まずは丁寧語、挨拶、柔らかい断り方、メールの型を押さえると、90%の日常職場場面で大きく外しません。
敬語の3種類
敬語には丁寧語、尊敬語、謙譲語があります。丁寧語は「です・ます」を使う形で、初対面、店、職場の基本です。尊敬語は相手の動作を高め、謙譲語は自分の動作を低くします。
例として、「行く」は丁寧語で「行きます」、尊敬語で「いらっしゃる」、謙譲語で「参る」「伺う」です。「言う」は「言います」「おっしゃる」「申す」「申し上げる」です。外国人新人は、最初の6か月は無理に複雑な敬語を使うより、自然な丁寧語を安定させるほうが安全です。
挨拶の型
朝は「おはようございます」、昼は「こんにちは」、夜は「こんばんは」です。職場で先に帰るときは「お先に失礼します」、残る人は「お疲れ様でした」と返します。「ご苦労様」は上から下へ使う言葉なので、上司には避けます。
社内メールは「お疲れ様です」、社外メールは「お世話になっております」で始めます。電話では、個人なら「もしもし」でもよいですが、仕事では「お電話ありがとうございます、○○株式会社の田中です」のように名乗ります。
断り方
日本語では、仕事や人間関係の場面で「いいえ、できません」と直接言うと強く聞こえます。軽い断りでは「ちょっと難しいです」「今は時間が取れず」「今回は見送らせていただきます」のように言います。
「少し考えさせてください」「社内で相談してみます」「前向きに検討します」は、実質的な断りの合図になることがあります。相手がそう言った場合、すぐに強く押さず、期限を決めて確認するほうが無難です。
メールの基本
件名は20字前後で内容を入れます。例は「【ご相談】明日の打ち合わせ場所について」です。宛名は「○○株式会社 ○○部 田中様」と書きます。
本文は、挨拶、自分の名乗り、結論、詳細、お願い、締めの順にします。返信は営業日1日以内が目安で、遅れた場合は「お返事遅くなり申し訳ございません」と一言添えます。
返事の違い
「了解しました」は同僚や部下向けに聞こえることがあります。上司には「承知しました」、顧客には「かしこまりました」が無難です。
メール末尾は「よろしくお願いいたします」が基本です。より丁寧にするなら「何卒よろしくお願い申し上げます」です。絵文字や顔文字は、ビジネスメールでは避けてください。